De verandering: van overloaded zijn naar tijd zelfs hebben voor de niet urgent – wel belangrijk zaken

Je werkt hard en je maakt veel uren. Aan alle kanten begint het te knellen. Zaken blijven liggen, de achterstand wordt gestaag en fundamenteel groter. Aan zaken die belangrijk zijn voor nu en in de toekomst kom je al helemaal niet toe. Je begint dingen te missen. Je zit op een weg waarvan je weet dat het zo niet door kan gaan. Time for a change.

 

Overloaded

Al je werkzaamheden vallen inmiddels in het kwadrant Urgent-Belangrijk. En werkzaamheden die eerst in kwadrant Niet Urgent-Belangrijk vielen zijn, omdat je achterstanden te groot zijn, zijn ook Urgent geworden. Dingen die je eerst echt leuk vond om te doen beginnen je zelfs tegen te staan. Het helpt om te begrijpen hoe het zo gekomen is dat je nu overloaded bentA.

 

Ambities

Vat krijgen op je leven, met zaken bezig zijn die leiden naar het realiseren van je ambities. In het meeste van wat je doet plezier aan beleven en ruimte voor meer nadenken, leren, lezen en ontwikkelen. Het grootste deel van je tijd kun je indelen op basis van Niet Urgent-Belangrijk.

 

 

 

Welke mechanismes zijn van toepassing?

Een mechanisme is een constructie van onderling beweegbaar aan elkaar verbonden delen. Een aan een mechanisme opgelegde beweging wordt omgezet in een verlangde, van het mechanisme af te nemen beweging.

  • Ambitie
    • Je ambitie voelt als een innerlijk drang. Je hebt je ambitie concreet gemaakt.
  • Mindset
    • Is je mindset veranderlijk genoeg? In de zin dat je je manier van denken en voelen kan veranderen? Dat je een bepaald dieper ingesleten patroonA, die niet in alle situatie effectief meer is, kunt doorbrekenA?
  • Energie
    • Een te volle agenda kan je zelfs energie geven. Je behaalt resultaten en je inzet wordt waarschijnlijk door anderen gewaardeerd. Op de langere termijn weet je dat, voel je, dat je niet op deze manier je ambitie gaat waarmaken. Mocht je inzet niet worden gewaardeerd, je ervaart te weinig succes of je bent echt te overladen dan kost het je energie. Dingen die je altijd leuk vond om te doen gaan je tegenstaan. Het kan zelfs leiden tot verlamming.
  • Tijdsbesteding
    • Dat is het onderwerp waar we het steeds over hebben. Je tijd is zo kostbaar. Je kunt er niet zorgvuldig genoeg mee omgaan. Tijd maken voor de dingen waar je nu niet aan toekomt. Vooralsnog heb je nu steeds tijd tekort.
  • Keuzes maken
    • Vanuit je geconcretiseerde ambitie kun je al je keuzes maken. Lukt je dat (maar) niet? De redenen kunnen heel divers zijnA.
  • Geld
    • In hoeverre speelt geld een rol? Wat zou je doen als je voldoende geld zou hebben? Zou dat de oplossing brengen? Is die oplossing op andere, creatievere ook te realiseren zonder geld? Is geld de beperking?
  • Vertrouwen
    • In hoeverre heb je vertrouwen in je zelf, je plannen, in anderen, je omgeving en de toekomst? Een tekort aan vertrouwen kan maken dat je verkrampt, dat je denkt dat alles alleen zou moeten doen. Dat je bepaalde zaken niet aan anderen kunt overlaten.
  • Investeren
    • Durven investeren in andere tijdsbesteding, geld en/of anderen. Heeft ook veel met het vertrouwen te maken. Loslaten van wat je nu hebt en niet precies weten wat en wanneer de nieuwe ingeslagen weg gaat renderen, kan maken dat je het maar druk blijft hebben. Het helpt als je een plan maakt.
  • Een plan
    • Dit de concretisering van je ambitie. Een (verander)plan[1] geeft richting en houvast. De expliciete aannames die in een plan worden steeds via korte feed back loops tijdens het uitvoeren gecheckt. Een scherp plan is je kapmes in het oerwoud.
  • Competenties
    • Voor het uitvoeren van een taak heb je altijd bepaalde competenties nodig. Dat zijn er altijd meer dan je denkt. Zolang je taken naar behoren kan uitvoeren gebruik je hierbij onbewust diverse competenties. Als een taak je moeite kost, dat je er te lang mee bezig bent dan is wellicht je ambitie niet sterk genoeg gevoeld en/of het bepaalde competities zijn onvoldoende ontwikkeld. Dat je nu te weinig vat hebt op je tijdsbesteding betekent dat je ergens bepaalde competenties onvoldoende zijn ontwikkeldA.

[1] Change-Experts zijn experts in het maken van een (verander)plan.

Handelen nu je nog (net) voldoende tijd, geld en energie hebt

Als je op tijd je situatie weet te veranderen dan geef je jezelf de meeste mogelijkheden. Veel van mijn klanten worstelen met hun tijdsbesteding. Het patroon wat in de afgelopen jaren is ontstaan dat leidt tot de gewenste situatie bestaat uit 5 hapklare brokken.

 

 

 

 

Deze stappen zijn:

1e stap: Stilstaan, afstand nemen, achteroverleunen en reflexteren.

2e stap: Mechanismes onderzoeken.

3e stap: Belofte aan jezelf dat het nu echt anders moet. Dat je ambitie leidend wordt.

4e stap: Het moeilijkste: Tijd vrij maken om een plan te maken.

5e stap: Praktisch organiseren.

Het begint met stilstaan, ‘zo wil ik het niet langer’. Eerlijk zijn, naar je gevoel luisteren en onderkennenA. Dit is het eerste kantelpunt, het begin van veranderen. Op basis van de mechanismes begrijpen hoe het voor jouw werkt en je weet in welk patroon je zit en wat ontbrekende competenties zijnA. Het tweede grote kantelpunt is de belofte aan je zelf dat daadwerkelijk gaat handelen op basis van je ambities. Vertrouwen in jezelf en in je ambitie. Daarna komt het meest uitdagende: tijd vrij maken, die je al niet hebt, om een plan te maken over hoe je je zaken en taken anders gaat organiseren. Dit is geen zondagmiddagklusje. Je komt er niet met een uurtje hier en een uurtje daar invulling. Het kost serieus tijd. Praktisch organiseren is hoe je dat allemaal kan doen. Welke competenties je gaat ontwikkelen, welk werk je gaat afstoten en met wie je samen gaat werken en waarin in te intensiveren. Maar ook een (verander)plan maken, plannen, tools gebruiken en hoe je controle houdt over je agenda. Daar valt wel het een en ander over te vertellen.

Praktisch organiseren

Je hebt een plan gemaakt. Ha, nu weer terug in de dagelijkse realiteit. Wat ik vaak zie is dat het kwadrant Belangrijk-Urgent tot barstens toe overvol is. Alle taken moeten gisteren af zijn. Toch kun je maar een ding tegelijk en heeft een week beperkt aantal uren waarin je effectief kunt werken. En je bent verantwoordelijk om eerder gemaakte afspraken na te komen. De Niet-Urgent en Belangrijk taken lijken nooit meer aan bod te komen. Hoe kom je uit je dagelijkse situatie?

Opdelen in hapklare taken

Je kunt 2 soorten taken onderscheiden

  1. Initiële taken: dit zijn taken de eenmalig zijn. Let op eenmalige taken kunnen leiden tot
  2. Repeterende taken: dan zijn taken die periodiek (dag, week maand, kwartaal of jaar) worden uitgevoerd

En je hebt de onontkoombare taken, taken die je moet doen, of je het nu leuk vindt of niet. Ook deze taken onderkennen en inplannen. Even tanden op elkaar, niet uitstellen en doen. Je kunt ook nog een onderscheid maken van betaalde taken en niet-betaalde taken. Wat ik regelmatig bij ondernemers zie is dat (lang) niet alle betaalde taken betaald wordenA.

Alle taken maak je tot hapklare brokken. Ook de Niet Urgent – Belangrijk taken.

Je kunt Work Break Down Structure gaan gebruiken. Vanuit het eindresultaat/product de elementen onderscheiden waaruit het eindresultaat/product is opgebouwd. Het maken van een element is dan een taak. Hoe lang mag een taak duren? Vanaf 5 minuten (alles wat korter duurt meteen afhandelen) tot maximaal 32 uur op basis van een 40 urige werkweek.

Eenmalige taken kunnen leiden tot nieuwe eenmalige taken en/of Repeterende taken. Een voorbeeld: stel dat je social media wil uitbesteden: je zoekt naar een leverancier, maakt werk afspraken en sluit een contract af. Allemaal eenmalige werkzaamheden. Je gaat samenwerken met die leverancier. Het samenwerken is een Repeterende taak.

Elke taak moet je kunnen relateren met je ambitie. Lukt dat niet dan klopt er iets niet met de taak en/of je ambitie is niet volgende geconcretiseerdA.

Nu alle taken inplannen, op de manier waarbij jij het prettigste bij voelt. Op de manier waarbij je je werk het beste en met plezier kunt uitvoeren.

Om een taak te kunnen uitvoeren moet je voldoende tijd, competenties en motivatie hebben. Heb je dat niet voldoende dan kun je

  • Toch zin maken (zoals mijn opoe zei), dit geldt zeker voor de onontkoombare taken
  • Toch tijd maken, andere taken gaan dan wel ‘schuiven’.
  • Competenties ontwikkelen om de taak sneller en beter uit te voeren. De vraag is hierbij of het de moeite waard is. Het antwoord kun je vinden in je plan.
  • De taak domweg afstoten.
  • Samen met iemand anders de taak uitvoeren.
  • Eerder gemaakte afspraken gaan bespreken
  • De taak door iemand anders laten uitvoeren. Overdragen van een taak is ook een taak en kost tijd. Ook dat dus inplannen. Nu komt het regelmatig voor dat de overdracht van een initiële taak (bijna) meer tijd kost dan het zelf uitvoeren. En het kost je extra geld. Mensen werken niet voor niks. Toch overdragen, anders kom niet uit je situatie. De belofte aan jezelf en het vertrouwen in je plan wordt hierbij getoetst.

Planregels

  • Realistisch plannen doe je op basis van de mindset ‘ik ben niet opportunistisch’ en ‘ik vertrouw op mijn plan.’
  • In het begin per week of maand plannen. Als je beter wordt in realistisch plannen kun je op langere termijn gaan plannen. Op langere termijn kun je de grootste dingen bereiken.
  • Maximaal 80% van je tijd inplannen, zo hou je ruimte voor onverwachte Urgent-Belangrijk zaken. En zijn die er niet dan kun je sneller opleveren of ha, dan houd je zelfs tijd over. Wie had dat gedacht?
  • Laat je niet door anderen opjutten. Als iemand haast heeft kun je de vraag stellen ‘Gaat er bloed vloeien?’ Samen zoeken naar mogelijkheden.
  • Als je ter plekke afspraken gaat maken met je klant over het opleveren van werk, of tijdens een meeting, doe dat nooit zonder je agenda.
  • Werk met een to-do list en plan en plan periodiek je to-do taken in.
  • Alle taken inplannen. Het zal je misschien in het begin een benauwd gevoel geven maar weet waarvoor je het doet. Maak de belofte aan jezelf waar.
  • Houdt rekening met snijverlies. Snijverlies ontstaat bij het switchen van taken. Het heeft meer impact dan je zult beseffen. Een mens kan echt maar een ding tegelijk.
  • Ken je zelf: sommige mensen kunnen beter in de ochtend met een eenvoudige taak beginnen, terwijl juist andere beter met complexe taken kunnen beginnen.
  • Jezelf niet laten frustreren als je niet aan ingeplande taak toe bent gekomen. Begrijp hoe dat zo gekomen isA, leer ervan en neem maatregelen zodat het niet meer kan voorkomen.
  • Werk een keer per week je planning bij.

Succes!

A Het is efficiënt om samen interactief de oorzaak en het achterliggende patroon te achterhalen.

Neem contact op mij. Tel 06 452 492 85 of Norbert@Change-experts.nl